Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.". 3.
Индивидуальные инструкции по делопроизводствуутверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти послесогласования с.
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
1
I. Общие положения. 1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с.
УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Кировской области от 23.12.2010 № 480 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее – Инструкция) разработана с учётом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76. 1.1.1. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Кировской области (далее – органы исполнительной власти), структурных подразделениях администрации Правительства Кировской области (далее – структурные подразделения). 1.1.2. Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки и работы с отдельными видами документов несекретного характера, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов. 1.1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. 1.1.4. Системы электронного документооборота, применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. 1.1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 1.1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.2. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами в администрации Правительства Кировской области осуществляет управление делопроизводства администрации Правительства Кировской области (далее – управление делопроизводства). На управление делопроизводства возлагается методическое руководство по организации делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти, обучение по вопросам делопроизводства работников органов исполнительной власти, а также оказание методической помощи муниципальным образованиям области по вопросам делопроизводства. Функции, задачи, права и ответственность управления делопроизводства регламентируются Положением об управлении делопроизводства администрации Правительства Кировской области, должностные обязанности работников управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в органах исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами. 1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя, или работником, совмещающим обязанности по делопроизводству с другими функциональными обязанностями. Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти, организующих или непосредственно осуществляющих работу с документами. Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность, установленную федеральным и областным законодательством, за утрату находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на их руководителей. С настоящей Инструкцией руководитель знакомит каждого сотрудника под роспись. 1.5. Руководитель органа исполнительной власти определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем органа исполнительной власти. На указанного работника возлагаются следующие основные функции: 1.5.1. Прием и учет поступающих в орган исполнительной власти документов, проверка соответствия количества поступивших документов фактически полученному числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее – отдел документооборота), а также правильности их регистрации. 1.5.2. Передача поступивших документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти и после получения соответствующего указания (резолюции) по исполнению документа – исполнителю. 1.5.3. В соответствии с указанием (резолюцией) руководителя по исполнению документа ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в орган исполнительной власти. 1.5.4. Контроль за прохождением документов в органе исполнительной власти. 1.5.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях. 1.5.6. Ввод в электронную базу данных органа исполнительной власти и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов. 1.5.7. Периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, подлежащих сохранению, с локальных компьютеров на магнитные носители, а при необходимости – на сетевой диск. 1.5.8. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа исполнительной власти. 1.5.9. Ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в органе исполнительной власти документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» и представление в отдел документооборота актов сверки. 1.5.10. Учет и регистрация исходящих из органа исполнительной власти документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку. 1.5.11. Выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом. 1.5.12. Контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов. 1.5.13. Разработка номенклатуры дел органа исполнительной власти на очередной год. 1.5.14. Формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив. 1.5.15. Проведение инструктажа вновь принятых в орган исполнительной власти сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства. 1.5.16. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя органа исполнительной власти. 1.5.17. Подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в органе исполнительной власти. 1.6. При работе с подлинниками изданных документов и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти. 1.8. С нормативными правовыми актами Губернатора Кировской области (далее – Губернатор области), Правительства Кировской области, Председателя Правительства Кировской области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и, как правило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта. 1.9. Копии постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, указов Губернатора Кировской области, распоряжений Губернатора Кировской области и Председателя Правительства Кировской области органам исполнительной власти рассылаются в электронном виде отделом документирования управления делопроизводства (далее – отдел документирования). В случае необходимости копии указанных выше нормативных правовых актов на бумажном носителе выдаются и заверяются в установленном порядке отделом документирования по письменному запросу. Заверенные соответствующей печатью копии постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) только отделом документирования с разрешения заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства. 1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения по службе сотрудник обязан: 1.10.1. Передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа исполнительной власти. 1.10.2. Отчитаться за все числящиеся за ним секретные документы или сдать их в управление специальных программ и информационной безопасности администрации Правительства Кировской области (далее – управление специальных программ). 1.11. В случае увольнения или перехода на работу в другой орган исполнительной власти сотрудник должен: 1.11.1. Своевременно отчитаться перед руководителем органа исполнительной власти о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов. 1.11.2. Сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в управление специальных программ. 1.11.3. Передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, или по указанию руководителя другому сотруднику. Передача документов и дел осуществляется по акту, утверждаемому руководителем данного органа исполнительной власти. Подписанный обеими сторонами акт хранится в органе исполнительной власти. 1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск. 1.12.1. Сотрудники администрации Правительства Кировской области, органов исполнительной власти при Правительстве Кировской области, руководители и заместители органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, сдают служебное удостоверение в управление организационной и кадровой работы администрации Правительства Кировской области (далее – управление организационной и кадровой работы). 1.12.2. Сотрудники (за исключением руководителей и заместителей руководителя) органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, сдают служебное удостоверение в кадровую службу органа исполнительной власти. 1.12.3. Служебный пропуск сдаётся в хозяйственное управление администрации Правительства Кировской области (далее – хозяйственное управление). 1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания сотрудник органа исполнительной власти или структурного подразделения немедленно докладывает руководителю органа исполнительной власти, заместителю Председателя Правительства области – управляющему делами Правительства области. Руководителем органа исполнительной власти незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Председателя Правительства области – управляющий делами Правительства области. 1.14. Переписка между органами исполнительной власти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или нормативных правовых актов Правительства Кировской области осуществляется через департамент информационной работы Кировской области. 1.16. Порядок использования имеющихся в органе исполнительной власти средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого органа исполнительной власти. 2. Основные понятия В Инструкции используются следующие основные понятия: автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ; бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти; документ – официальный документ, созданный государственным органом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти; оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти; документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения; обращение гражданина – направленные в государственный орган или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган; реквизит документа – обязательный элемент оформления документа; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; служба делопроизводства (служба ДОУ) – структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других органах исполнительной власти; унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архив; электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 3. Создание документов в Правительстве Кировской области, администрации Правительства Кировской области и органах исполнительной власти 3.1. Бланки с воспроизведением герба Кировской области 3.1.1. Для оформления правовых актов (постановлений, распоряжений, приказов) и писем используются бланки с воспроизведением герба Кировской области, в том числе номерные. Устанавливаются два основных формата бланков документов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). 3.1.2. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей: левое – от 2,75 до 3,5 см; правое – не менее 1 см; верхнее – не менее 2,5 см; нижнее – не менее 2 см (на бланках формата А5 – 1,6 см). При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого – от 2,75 до 3,5 см. 3.1.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют номерные бланки с изображением герба Кировской области в цветном изображении, порядок изготовления которых изложен в подпунктах 3.1.7 – 3.1.13 данного раздела. 3.1.4. Бланки документов проектируют в соответствии с приложениями № 1 и № 2. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 3.1.5. Для Правительства области, органов исполнительной власти, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: бланк постановления (приложение № 3); бланк распоряжения (приложения № 4, № 5, № 6, № 7); бланк указа (приложение № 8); бланк приказа (приложение № 9); бланк протокола (приложение № 10); бланк письма (приложения № 11, № 12); бланк письма должностного лица (приложение № 13); бланк письма структурного подразделения (приложение № 14). Бланки органов исполнительной власти или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель органа исполнительной власти или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка оговорено в положении об органе исполнительной власти. 3.1.6. Бланки документов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов: 3.1.6.1. Для бланка постановления (распоряжения, приказа, протокола): герб Кировской области; наименование органа исполнительной власти; вид документа; дата документа и регистрационный номер документа; место составления (издания) документа. 3.1.6.2. Для бланка письма: герб Кировской области; наименование органа исполнительной власти; справочные данные об органе исполнительной власти; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта. 3.1.6.3. Для бланка письма должностного лица: герб Кировской области; должность лица, подписавшего документ; справочные данные об органе исполнительной власти; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта. 3.1.6.4. Для бланка письма органа исполнительной власти (структурного подразделения), координационного или совещательного органа: герб Кировской области; наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа); справочные данные об органе исполнительной власти (структурном подразделении), координационном или совещательном органе; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта. 3.1.6.5. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты: герб Кировской области; наименование органа исполнительной власти; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Образцы бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях № 3–15. 3.1.7. Бланки с воспроизведением герба Кировской области изготавливаются хозяйственным управлением в типографии по заявке управления делопроизводства. Хранение и учёт бланков Правительства Кировской области с воспроизведением герба Кировской области возлагается на управление делопроизводства. Хранение и учёт номерных бланков Губернатора Кировской области с воспроизведением герба Кировской области возлагается на секретариат Губернатора Кировской области. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых номерных бланков в органах исполнительной власти, назначаются их руководителями с определением этой функции в должностных регламентах данных лиц. 3.1.8. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовых номерных бланках нумератором проставляют порядковые номера. Учет и выдача под роспись органам исполнительной власти и структурным подразделениям гербовых номерных бланков Правительства Кировской области ведется отделом документооборота. В журнале учёта номерных бланков используются реквизиты: 3.1.8.1. При поступлении бланков: наименование вида гербового номерного бланка; дата поступления; количество экземпляров; номер гербового бланка. 3.1.8.2. При выдаче бланков: наименование вида гербового номерного бланка; количество экземпляров; номер гербового номерного бланка; наименование органа исполнительной власти или структурного подразделения; фамилия и инициалы лица – получателя гербового номерного бланка; расписка в получении. 3.1.9. Журналы учёта номерных бланков включаются в номенклатуру дел. 3.1.10. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах. 3.1.11. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату в отдел документооборота, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в учетно-регистрационной форме. 3.1.12. Проверка наличия, использования и хранения гербовых номерных бланков в органах исполнительной власти проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом администрации Правительства Кировской области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области. 3.1.13. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии Правительства области предназначенных для рассылки копий документов Правительства Кировской области на гербовом бланке. При этом каждая копия постановления и распоряжения Правительства Кировской области, распоряжения Председателя Правительства Кировской области должна быть заверена печатью отдела документирования. 3.2. Оформление реквизитов документов 3.2.1. Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. 3.2.2. С учётом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», устанавливается следующий состав реквизитов документов, издаваемых органами исполнительной власти: а) герб Кировской области; б) наименование органа исполнительной власти; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные об органе исполнительной власти; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности; щ) идентификатор электронной копии документа. 3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. 3.2.4. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие. 3.2.5. Оформление документа, содержащего информацию ограниченного распространения, должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством, а также требованиям пункта 3.4.14 настоящей Инструкции. 3.2.6. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты «Кем подготовлен документ», «Указание о рассылке документа», «Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы», «Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы», «Указание об опубликовании правового акта», «Идентификатор электронной копии документа». 3.2.7. Схема расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков представлены в приложениях № 1 и № 2. 3.2.8. Документы Правительства Кировской области, органов исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке: 3.2.8.1. Реквизит «Герб Кировской области» помещают на бланках документов в соответствии с Законом Кировской области от 29.08.95 № 5-ЗО «О гербе Кировской области» (с изменениями, внесёнными законами Кировской области от 04.06.97 № 5-ЗО, от 05.05.2003 № 156-ЗО, от 28.12.2005 № 398-ЗО, от 03.12.2008 № 317-ЗО, от 06.12.2009 № 461-ЗО). Изображение герба Кировской области на бланках нормативных правовых документов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования органа исполнительной власти, а на бланках писем – в верхнем поле углового штампа над серединой строк наименования органа исполнительной власти. Вертикальный размер герба не должен превышать 20 мм. 3.2.8.2. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти» Наименование органа исполнительной власти, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Сокращённое наименование органа исполнительной власти, закреплённое в учредительных документах, помещают в скобках ниже полного или за ним. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланке. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне в алфавитном порядке. Наименование органа исполнительной власти помещается ниже герба Кировской области через интервал 18 пт в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 14. 3.2.8.3. Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках индивидуальных нормативных актов и бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки). Например, на бланке письма: ГУБЕРНАТОР КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ На бланках индивидуальных нормативных актов наименование должности лица, подписавшего документ (Губернатор Кировской области, Председатель Правительства Кировской области), указывается перед реквизитом «Вид документа» (Указ, распоряжение). 3.2.8.4. Реквизит «Справочные данные об органе исполнительной власти» Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи, и изложенной в подпункте 3.2.8.10 настоящей Инструкции. 3.2.8.5. Реквизит «Вид документа» Наименование вида издаваемого документа (УКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже наименования организации или наименования должности лица, подписавшего документ, посередине текстового поля через интервал 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 16. Наименование вида документа не указывается в письмах. 3.2.8.6. Реквизит «Место составления (издания) документа» Место составления или издания документа (например, г. Киров) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем. Печатается обычным шрифтом размера № 14. 3.2.8.7. Реквизит «Дата документа» Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол), принятия решения (постановление Правительства Кировской области). Дата документа проставляется рукописным способом должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записки, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010. При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней ставится 0, после цифры года буква «г» не проставляется. Например, дата 15 января 2010 года оформляется следующим образом: 15.01.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 февраля 2010 г. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля. Документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте или законодательством не предусмотрено иное. 3.2.8.8. Реквизит «Регистрационный номер документа» Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти. Регистрационный номер документа состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году. Регистрационный номер входящего документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.4.6 Инструкции. Например, № 02-03-1115, где: 02 – индекс подразделения, 03 – индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 1115 – порядковый регистрационный номер документа. Регистрационный номер исходящего документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.4.7 Инструкции. Например, № 10223-04-03, где: 10223 – порядковый регистрационный номер документа, 04 – индекс подразделения, 03 – индекс (номер) дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер исходящему документу присваивается после его подписания и оформляется рукописным способом. Регистрационный номер обращения гражданина оформляется следующим образом: № Н – 994/п, где: Н – первая буква фамилии заявителя – Николаев, 994 – порядковый номер документа, п – письменное обращение. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. Например: от 05.12.2001 № 9/21 от 17.12.2001 № 255. На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется после даты на одном уровне с ней. В правовых документах Правительства Кировской области номером является его порядковый номер, оформляемый в соответствии с требованиями раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области (далее – Положение), изложенного в приложении № 15. 3.2.8.9. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. На документах, оформленных на бланках, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового поля на одинарный междустрочный интервал ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Наличие данного заполненного реквизита исключает ссылку на регистрационный номер отправителя в тексте документа. 3.2.8.10. Реквизит «Адресат» Документы адресуют организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам. Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центра текстового поля (в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита) ниже границы верхнего поля на интервал 36 пт и ограничивается правым полем документа. При адресовании документа организации или её подразделению без указания должностного лица её наименование оформляется в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными): Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации или Администрация Арбажского района Кировской области Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. При направлении документа должностному лицу название организации и ее подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например: Департамент строительства и архитектуры Кировской области Заместителю главы департамента И.О. Фамилия Между инициалами и фамилией делается пробел. При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например: Главам муниципальных образований и городских округов Кировской области Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. В случае направления документа более чем в четыре адреса оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается только один адресат. В этом случае к документу, остающемуся в деле, прилагается список рассылки. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых вышестоящим органам государственной власти, другим федеральным органам исполнительной власти, территориальным органам федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации и постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в документах, на конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Главе администрации Немского района Кировской области И.О. Фамилия При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту), указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, Центр, Москва, 117393 Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например: P. Lunin 32-17 Оrdinka Moscow 119215 Russia Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом: Директору ЗАО «Развитие» А.И. Федорову ф. (095) 235-41-08 3.2.8.11. Реквизит «Наименование документа» – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телеграмм, телефонограмм, ответов на обращения граждан, извещений, документов, оформленных на бланке (бумаге) формата А5, и документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 – 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства, письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи, Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 – 5 строк по 28 – 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом: В заголовке письма, правового акта и его разделах В заголовках приложений и других документов и их разделах С прописной буквы Прописными буквами (СПРАВКА, ПОЛОЖЕНИЕ, ПЛАН и др.) Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатается без кавычек, полужирным шрифтом (за исключением писем, где он оформляется обычным шрифтом от левой границы текстового поля). Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный междустрочный интервал. Заголовок документа вносится при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы: в электронную базу данных регистрации документов, карточку, журнал. 3.2.8.12. Реквизит «Текст документа» В органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа на индивидуальном бланке руководителя: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; 3-го лица единственного числа на бланке органа исполнительной власти: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство не считает возможным ...; 1-го лица множественного числа на бланке органа исполнительной власти: просим представить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили). В совместных документах текст излагают также от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... . В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, делается ссылка на наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их ...». Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации, не допускающим ее различного толкования. В проекте текста документа следует заменять сложные предложения простыми, использовать только общепринятые сокращения (км, тыс. рублей, млн. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях к документу допускается - тыс. руб., млн. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы. Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и, в скобках, сокращенное наименование (далее – ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование. Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых форм. Например: «В соответствии с...», «В целях...», «Считаем целесообразным...» и т.п. В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он». Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и на листе формата А4, должен иметь размеры полей, указанные в пункте 3.1.2 настоящей Инструкции. Текст документа от заголовка отделяется интервалом 24 пт и печатается в установленных границах полей. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границы текстового поля. Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны – адресата. Тексты документов, создаваемые с использованием персональных компьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ и печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером № 14 через полуторный междустрочный интервал. На бланках формата А5 допускается печатать текст через одинарный междустрочный интервал. При этом служебные документы, направляемые в адрес высших органов государственной власти Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, печатаются через полуторный междустрочный интервал указанным шрифтом размером № 14 или № 15 на стандартных бланках и листах формата А4. В отдельных случаях размеры шрифта и междустрочных интервалов устанавливаются в соответствии с просьбой (указанием) вышестоящей организации. Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, а также полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную). В первой указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документов, подготовленных на основании ранее изданных или в развитие документов других организаций, указываются: название вида документа, его автор, дата и регистрационный номер, заголовок документа. Во второй части текста документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Например: В тексте правового акта В тексте положений, программ, уставов и др. документов 1. (арабская цифра) раздел I. (римская) раздел, глава 1.1.* (арабские) подраздел * 1.1. (арабские) подраздел 1.1.1.* – «– пункт 1.1.1. – «– пункт 1.1.1.1.* – «– подпункт 1.1.1.1. – «– подпункт Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (например: 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например: 1.2.2.1). Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой. После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел с прописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения. Любой текст состоит из отдельных предложений, объединённых одной мыслью, и может разбиваться на отдельные абзацы. При ссылке на абзацы первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится (раздел, подраздел, пункт, подпункт). Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Анкета – это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, главным словом в которых является имя существительное (например: структурное подразделение, последнее место работы). Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков (штатное расписание, план работы и т.п.). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (шапка или головка таблицы). В крайней левой графе (боковик таблицы) указываются номера пунктов и подпунктов, характеризующих наименование объектов: № п/п Заголовок Заголовок подзаголовок подзаголовок 1 2 3 4 Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф не проставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печати по центру граф. Отдельные составляющие подзаголовка граф печатаются строчными буквами с отступом от начала расположения подзаголовка. Заголовки граф таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках граф употребляются только общепринятые сокращения слов. Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах. Печатаются или номера этих граф, или полностью шапка таблицы. Страницы правового акта и приложения к нему нумеруются самостоятельно, начиная со второй страницы. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется в верхнем регистре звездочкой или арабской цифрой со скобкой: * или 1) . Символ сноски печатается обычным шрифтом размером № 12 от левой границы текстового поля (или проставляется автоматически) в конце текста страницы под чертой размером не менее 20 мм. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. 3.2.8.13. Реквизит «Отметка о наличии приложений» При наличии приложений к документу в тексте на это обязательно делается ссылка. Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к правовым актам, приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: Приложение: 1. Заключение на проект на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, от 10.11.2010 № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. Приложения к актам оформляются на отдельных листах бумаги. Текст приложения может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов. Если в приложениях к правовому акту помещаются графики, списки, таблицы, то в тексте акта дается ссылка «согласно приложению», а на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля печатается с прописной буквы слово «Приложение» (без кавычек). Ниже, через одинарный междустрочный интервал от этого слова, дается ссылка на распорядительный документ с указанием его даты и номера, которые также печатаются через одинарный междустрочный интервал. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: Приложение к постановлению Правительства Кировской области от № При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. (Приложение № 1, Приложение № 2, и т.д.). Если в тексте акта содержится формулировка «Утвердить Положение… Прилагается», «Утвердить состав комиссии… Прилагается» либо фраза об утверждении инструкции или иного документа нормативного характера, то на самом приложении перед его заголовком в правом верхнем углу текстового поля на первом листе утверждаемого документа проставляется гриф утверждения, оформленный в соответствии с подпунктом 3.2.8.17 Инструкции. Например: УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Кировской области от № В тексте приложения, содержащего утверждаемый состав комиссии, вначале указываются фамилия, имя, отчество и должность председателя комиссии, его заместителя (заместителей) и секретаря комиссии, а затем в алфавитном порядке располагаются фамилии членов комиссии с указанием полного имени, отчества и полного наименования должности. Фамилия пе- чатается прописными буквами, имя и отчество печатаются с прописной буквы строчными буквами. Первое слово заголовка приложения (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.п.) может быть напечатано вразрядку (через 1 пт). Междустрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими его строками делается одинарный и может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом и отделяется междустрочным интервалом 36 пт от ссылки на дату и номер акта, утвердившего приложение, от текста приложения – междустрочным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца или центрованным способом (относительно границ текста) с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Приложение заканчивается чертой (длиной 2 – 3 см), расположенной по центру листа примерно через междустрочный интервал 36 пт от текста. 3.2.8.14. Реквизит «Гриф согласования» Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами (без кавычек); полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России от 26.09.2009 № 01-18/115 Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с: вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости). При получении подтверждения согласования факсом он прикладывается к проекту документа и заверяется подписью руководителя органа исполнительной власти или замещающего его лица, подготовившего проект документа. Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 24 пт ниже реквизита «Подпись» или указания кем подготовлен документ на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Наименование должности лица помещается через междустрочный интервал 24 пт от слова СОГЛАСОВАНО и при печатании в несколько строк размещается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится. При оперативном согласовании проектов постановлений и распоряжений Правительства Кировской области лист согласования оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.14 Положения (приложение № 15). При согласовании программ, мероприятий и т.п. гриф согласования документа располагается в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа (в случае отсутствия грифа утверждения). 3.2.8.15. Реквизит «Виза» указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием согласовываемого с ним документа (внутреннее согласование). Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например: Руководитель Государственной жилищной инспекции Кировской области Подпись И.О. Фамилия Дата На проектах актов визы проставляются на лицевой стороне документа. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти, или на листе согласования. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Согласование проектов постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области производится в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.5.14 раздела 4, разделах 6 и 7 Положения. На письмах, договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле, или на отдельном листе согласований, на котором указывается, к какому документу этот лист относится. В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения. Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект документа. Если у визирующего проект документа должностного лица есть замечания или возражения, то в строке согласования делается соответствующая запись («С замечаниями», «С заключением») и ставится подпись. Например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Глава департамента финансов Кировской области Подпись И.О. Фамилия Дата Сами замечания или возражения по проекту излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются (с указанием даты), прилагаются к проекту документа и передаются исполнителю. Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны правовым управлением администрации Правительства Кировской области (далее – правовое управление) по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству. Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать проект. Доработка проектов актов Правительства Кировской области, вносимых с разногласиями, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.11 раздела 6 Положения. Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.2.8.16. Реквизит «Подпись должностного лица» В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа или на бланке нормативного правового акта, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке письма); личная подпись с указанием даты и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например: Начальник правового управления администрации Правительства Кировской области Личная подпись И.О. Фамилия Дата или (на бланке письма) Начальник управления Личная подпись И.О. Фамилия Дата Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через интервал 36 пт. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через одинарный междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Подписывать документы необходимо синим или фиолетовым цветом чернил (пасты). Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: И.о. главы департамента финансов Кировской области Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите «Наименование органа исполнительной власти», например: Министр финансов Российской Федерации Губернатор – Председатель Правительства Кировской области Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Заместитель Председателя Правительства области – управляющий делами Правительства области Личная подпись А.В. Перескоков Начальник контрольного управления Губернатора Кировской области Личная подпись Л.В. Бабинцева В таких случаях последняя буква в расшифровке подписи самой длинной фамилии ограничивается правой границей текстового поля. По инициалам самой длинной фамилии выравниваются инициалы других фамилий. Документы коллегиального органа подписываются председательствующим и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания). Протокол заседания Правительства Кировской области подписывается председательствовавшим на заседании и начальником управления делопроизводства или замещающим его лицом. В документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. В копиях принятых постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области, подготовленных отделом документирования и заверенных печатью этого отдела, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Например: Губернатор – Председатель Правительства Кировской области И.О. Фамилия или И.о. Председателя Правительства Кировской области И.О. Фамилия Не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе подписи руководителя. При оформлении реквизита «Подпись» требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки. Печать на подлинники нормативных правовых актов не ставится. 3.2.8.17. Реквизит «Гриф утверждения» указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства области И.О. Фамилия Дата При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением Правительства Кировской области от 15.04.2009 № 65 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, напечатанные прописными буквами без кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через одинарный междустрочный интервал от этого слова располагаются через одинарный междустрочный интервал наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительный документ, печатаемый со строчной буквы, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор – Председатель Правительства Кировской области Личная подпись И.О. Фамилия Дата или УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Кировской области от 15.02.2010 № 158/570 При утверждении документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне (влево от правого края листа). В иных случаях подписи располагаются одна под другой. Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов: АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.); ИНСТРУКЦИИ (правила) ( должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д); НОРМАТИВЫ (расхода материалов, электроэнергии и т.д.); ОТЧЕТЫ (о командировках и т.д.); ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.); ПЛАНЫ (работы советов, комиссий, учебы и т.д.); ПОВЕСТКА ДНЯ; ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, ее подразделении, о премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т.д.); РАСЦЕНКИ на производство работ; СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ФОРМЫ унифицированных документов; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. 3.2.8.18. Реквизит «Оттиск печати» Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать в документах ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица, а в документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.». Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым. Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета. Примерный перечень документов, на которых ставится печать: АКТЫ (нормативные правовые, приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либо действий, ведение дел в судах и т.д.); ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве, о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию); ЗАЯВКИ (на оборудование и т.д.); ЗАЯВЛЕНИЯ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК; НОРМЫ (расхода); ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.); ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т.ч. о департаментах, комитетах, управлениях, отделах); ПРОТОКОЛЫ (намерений; согласования планов поставок и т.д.); РЕЕСТРЫ (чеков, представляемых в банк бюджетных поручений, на получение иностранной валюты и т.д.); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты); УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ХАРАКТЕРИСТИКИ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в подразделе 3.8 «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов» настоящей Инструкции. 3.2.8.19. Реквизит «Отметка о заверении копии» Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № ______ за ______ г. Верно Ведущий специалист отдела кадров Подпись И.О. Фамилия Дата Печать Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. В органах исполнительной власти для заверения копий документов может использоваться круглая печать «Для нормативных актов» либо круглая печать подразделения, в котором делается данная отметка. Для заверения копий постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области, указов и распоряжений Губернатора Кировской области используется печать отдела документирования. 3.2.8.20. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и располагается в нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля, например: «Петров Иван Васильевич (8 8332) 38-13-45» Отметка об исполнителе выполняется меньшим размером шрифта, чем текст документа, на 2 пункта. Отметка об исполнителе в документах с пометкой «Для служебного пользования» оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.14.19 Инструкции. 3.2.8.21. Реквизит «Указания по исполнению документа» Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Никитину П.С., Зайцевой А.В. Прошу подготовить проект договора с фирмой «РЕАЛ» в срок до 15.10.2010. Личная подпись Дата Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевой стороне первого листа документа (исключая нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации) на свободном от текста месте (обычно в правом верхнем углу текстового поля ниже реквизита «Адресат»), кроме полей. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 3.2.8.22. Реквизит «Отметка о контроле документа» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» или обозначают буквой «К» на верхнем поле документа справа. 3.2.8.23. Реквизит «Отметка об исполнении документа» включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; фразу «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя органа исполнительной власти и дату направления документа в дело, например: Отправлен факс от №___ (дата) В дело № 02 - 03 Личная подпись Дата Отметка об исполнении документа размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левого поля (исключая документы Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации). При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем органа исполнительной власти, в котором исполнен документ. 3.2.8.24. Реквизит «Отметка о поступлении документа» проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте. Элементами данного реквизита (штампа) являются: наименование организации, получившей документ; дата поступления (при необходимости - часы и минуты) и регистрационный номер входящего документа, состоящий из индекса структурного подразделения, в которое направляется данный документ, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа. На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп или делается отметка «К вх. № ...» с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе. 3.2.8.25. Реквизит «Отметка о конфиденциальности» Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 3.2.8.26. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в момент печатания документа и включающая в себя дату и время последнего сохранения документа, имя файла и его местоположение в электронном виде (при необходимости – фамилию, инициалы и номер телефона специалиста, печатавшего документ). Для документов, созданных с использованием текстового редактора WinWord, данная отметка располагается от левой границы текстового поля в левом углу нижнего поля каждой страницы шрифтом Times New Roman размером № 6 или № 8. 3.3. Подготовка и оформление отдельных видов документов 3.3.1. Схема составления документа 3.3.1.1. Определение органа исполнительной власти или должностного лица, ответственного за подготовку документа. 3.3.1.2. Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная) записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т.д.). 3.3.1.3. Изучение нормативных правовых актов о порядке подготовки документа такого вида. 3.3.1.4. Изучение действующих нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания Кировской области, Правительства Кировской области и ранее принятых в регионе решений по этому вопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования. 3.3.1.5. Сбор и анализ необходимой информации. 3.3.1.6. Составление проекта документа в электронном виде и на бумажном носителе с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений. 3.3.1.7. Согласование проекта документа. 3.3.1.8. Окончательное оформление и подписание документа. 3.3.1.9. Регистрация документа. 3.3.1.10. Документы Правительства Кировской области, органов исполнительной власти (в том числе письма, служебные (докладные) записки, справки, информации, телеграммы, и т.д.) излагаются четко, последовательно и кратко. Служебный документ оформляется обычно на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой электронной базе данных исходящих документов в отделе документооборота, в органах исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, присваивается свой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах – фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя. 3.3.2. Постановления, распоряжения и указы 3.3.2.1. Используются следующие виды нормативных правовых актов: Указ Губернатора Кировской области; распоряжение Губернатора Кировской области; постановление Правительства Кировской области; распоряжение Правительства Кировской области; распоряжение Председателя Правительства Кировской области, распоряжения администрации Правительства Кировской области. Подготовка, оформление и принятие постановлений и распоряжений Правительства Кировской области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Положением (приложение № 15). 3.3.2.2. Губернатор области в пределах своей компетенции издаёт указы по вопросам, требующим нормативного регулирования, и указы о назначении на должности в соответствии с федеральными законами и законами Кировской области, по всем остальным вопросам – распоряжения, которые обязательны для исполнения на территории области. 3.3.2.3. Губернатор – Председатель Правительства Кировской области принимает акты, регулирующие внутренние текущие вопросы деятельности Правительства области, имеющие оперативно-распорядительный характер, в форме распоряжений Председателя Правительства Кировской области. 3.3.2.4. При подготовке проектов индивидуальных актов (указов, распоряжений) на бланке вместо реквизита «Наименование органа исполнительной власти» помещается реквизит «Должность лица, подписавшего документ» (ГУБЕРНАТОР КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ). Данные реквизиты помещаются ниже герба Кировской области через междустрочный интервал 18 пт посередине текстового поля и печатаются прописными буквами полужирного начертания обычным шрифтом № 14. Вид акта (указ, распоряжение) помещается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, посередине текстового поля через междустрочный интервал 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания обычным шрифтом № 16. 3.3.2.5. Номер распоряжения Председателя Правительства Кировской области состоит из порядкового номера распоряжения в пределах календарного года и проставляемых через тире букв «пр» (без кавычек). 3.3.2.6. При регистрации распоряжения Председателя Правительства Кировской области по личному составу к номеру акта через тире добавляется буква «к» (без кавычек). 3.3.2.7. При регистрации в управлении делопроизводства распоряжений Председателя Правительства Кировской области о командировании сотрудника за пределы области и распоряжений администрации Правительства Кировской области о командировании сотрудника в пределах области к номеру акта через тире добавляются буквы «вн» (без кавычек). 3.3.2.8. При подготовке и оформлении проектов распоряжений Губернатора Кировской области и указов Губернатора Кировской области используются те же реквизиты, что и для подготовки постановлений и распоряжений Правительства Кировской области (пункт 4.5 Положения), кроме реквизита «Подпись должностного лица», который оформляется следующим образом: Губернатор Кировской области И.О. Фамилия 3.3.2.9. Подготовленные в установленном порядке распоряжения Председателя Правительства Кировской области должны быть согласованы с заинтересованными лицами, от деятельности которых зависит реализация акта. 3.3.2.10. Согласование, экспертиза, регистрация и рассылка распоряжений Председателя Правительства Кировской области производится в соответствии с требованиями Положения. 3.3.2.11. На проекты распоряжений Губернатора Кировской области и Председателя Правительства Кировской области отзывы Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области и прокуратуры Кировской области не требуются. 3.3.2.12. Распоряжения администрации Правительства области и руководителей органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, оформляются аналогичным образом. 3.3.3. Приказы 3.3.3.1. Приказ – индивидуальный правовой акт, издаваемый (принимаемый) в целях решения внутриуправленческих вопросов. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по финансово-хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. 3.3.3.2. Приказ должен иметь наименование документа (заголовок к тексту) и печататься на бланке установленной формы с продольным расположением реквизитов (приложение № 9). 3.3.3.3. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. 3.3.3.4. Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: «В соответствии...», «В целях...», «Во исполнение...» и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается название вида документа, наименование организации (должностного лица) – автора документа, его дата и номер, наименование документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. 3.3.3.5. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части слово ПРИКАЗЫВАЮ печатается с красной строки, а если ему предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа. 3.3.3.6. Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 3.2.8.12 настоящей Инструкции. Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения, тогда фамилии руководителей указываются в скобках в именительном падеже). Затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме («… обеспечить ...», «… организовать ...», «… осуществить ...», «… подготовить ...» и т.д.). 3.3.3.7. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа. 3.3.3.8. В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за выполнением приказа. 3.3.3.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа. 3.3.3.10. Приказами администрации Правительства Кировской области (далее – приказы) оформляются решения заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области по вопросам, входящим в его компетенцию. 3.3.3.11. Проекты приказов готовятся и вносятся структурными подразделениями на основании указаний заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области либо по инициативе руководителей структурных подразделений. Приказы по основной хозяйственной деятельности готовятся, регистрируются и хранятся в хозяйственном управлении. Приказы по отпускам и кадровым вопросам (по премированию и установлению надбавок государственным гражданским служащим и персоналу, осуществляющему техническое обеспечение деятельности администрации Правительства Кировской области) готовятся, регистрируются и хранятся в управлении по организационной и кадровой работе. 3.3.3.12. Подписанные заместителем Председателя Правительства области – управляющим делами Правительства области или замещающим его лицом приказы должны быть зарегистрированы (в том числе в электронной базе данных) в указанных структурных подразделениях. 3.3.3.13. Ответственность за подготовку проекта приказа и приложений к нему, их согласование (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа) с руководителями подразделений, которым в проекте приказа даются поручения, несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проект. 3.3.3.14. Проекты приказов и приложения к ним в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, готовившим проект приказа, заинтересованными лицами и начальником правового управления или замещающим его лицом. 3.3.3.15. Возражения или замечания по проекту приказа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. 3.3.3.16. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказ не допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускается только по согласованию с руководителем, подписавшим приказ. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. 3.3.3.17. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их регистрации в пределах календарного года, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной (финансово-хозяйственной) деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу, связанные с назначением и освобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом в первом случае к номеру приказа по личному составу через тире добавляется буква «к», а в приказах по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам, к номеру приказа через тире добавляется буква «о». 3.3.3.18. Оформленные в установленном порядке копии приказов направляются адресатам согласно указанию о рассылке. Замена разосланного приказа производится по указанию руководителя, подписавшего приказ. 3.3.3.19. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе. 3.3.3.20. Приказы руководителей органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, оформляются аналогично. 3.3.4. Положения, правила, инструкции Положение (правила, инструкция) – правовой акт, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ее подразделения) и отдельных сотрудников. Положение визируется руководителем подразделения – разработчика и утверждается (имеет гриф утверждения) соответствующим распорядительным документом. Должностные инструкции работников подразделения утверждаются его руководителем. 3.3.5. Протоколы 3.3.5.1. Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний. 3.3.5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 3.3.5.3. В органах исполнительной власти протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 3.3.5.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 человек (список прилагается). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ДОКЛАДЧИКИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против –..., воздержалось – ...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 3.3.5.5. Краткая форма – стенограмма обсуждения вопросов. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части при необходимости указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали:» печатается от границы левого поля. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии, например: Присутствовали: Заместитель Председателя Правительства области И.О. Фамилия Глава департамента финансов Кировской области И.О. Фамилия Глава департамента образования Кировской области И.О. Фамилия В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, наименование вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается размером шрифта № 14. Ниже указываются фамилии докладчика и должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). Протокол оформляется в течение двух дней после заседания (совещания). 3.3.5.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа, например: от 15.10.2001 № 8/33 № 10. 3.3.5.7. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и порядкового номера постановления (решения) в пределах года. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. 3.3.5.8. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде копий протоколов (или выписок из них, оформленных на соответствующем бланке) в соответствии с указателем рассылки в течение 2 дней после подписания протокола. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель органа исполнительной власти, готовившего рассмотрение вопроса. 3.3.5.9. Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 10) и имеют следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру; вид документа – ПРОТОКОЛ оформляется на бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через интервал 18 пт и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, печатается через интервал 18 пт ниже предыдущего реквизита и отделяется от него линейкой; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы; место проведения заседания, совещания – указывается при необходимости; печатается через одинарный междустрочный интервал после реквизита «дата и номер протокола»; текст; соответствующие подписи; идентификатор электронной копии документа. Например: ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ заседания Правительства Кировской области № г. Киров Основная часть протокола печатается через 1,5 междустрочных интервала. В тексте протокола заседания Правительства Кировской области вначале указывается председательствующий на заседании, затем присутствующие члены Правительства области (в алфавитном порядке заместители Председателя Правительства области, члены Правительства области) и присутствующие лица из числа постоянно приглашаемых на заседания Правительства области; указывается категория и количественный состав приглашенных на заседание по отдельным вопросам (список приглашенных прилагается к протоколу). В основной части текста протокола печатаются повестка дня и разделы, соответствующие повестке дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами, текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указанием рассматриваемого вопроса, докладчика и выступивших по данному вопросу (с указанием их фамилий и инициалов); РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце от левой границы текстового поля документа. 3.3.5.10. К протоколу заседания Правительства Кировской области печатается перечень постановлений и распоряжений, приложенных к протоколу заседания Правительства Кировской области, с указанием даты заседания и номера протокола. 3.3.5.11. Протоколы заседаний Правительства Кировской области оформляются в управлении делопроизводства и подписываются начальником управления делопроизводства (или замещающим его лицом) и председательствовавшим на заседании Правительства области в течение 10 рабочих дней после заседания. Ход обсуждения и принятие решений по вопросам, внесенным в повестку дня заседания Правительства Кировской области, отражаются в протоколе. Если в ходе обсуждения плановых вопросов были высказаны замечания, предложения, даны поручения, то они заносятся в протокол. Поручения в течение 2 рабочих дней после подписания протокола заседания Правительства Кировской области оформляются в виде выписок, регистрируются управлением делопроизводства и передаются в контрольное управление Губернатора Кировской области (далее – контрольное управление), которое доводит их до исполнителей и контролирует выполнение. Выписки из протоколов подписываются начальником управления делопроизводства. 3.3.5.12. Подлинники документов, принятых коллегиальным органом, и тексты рассмотренных информаций прилагаются к протоколу. Если распоряжение Правительства Кировской области принято на его заседании, то копия распоряжения в соответствующей последовательности прикладывается к протоколу заседания Правительства Кировской области.
Определение органа исполнительной власти, структурного. подпунктом 3.2.8.13 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти.
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти.
ИНСТРУКЦИЯ. по делопроизводству в органах. исполнительной власти. Кировской области. 1. Общие положения. 1.1. Инструкция по делопроизводству.
Архивы России. Архивное законодательство